¿Cómo ser más productivo sin estresarse? Getting Things Done

¿Cómo ser más productivo sin estresarse?

Análisis Getting Things Done

El estrés parece ser la dolencia más habitual hoy en día: listas de tareas inagotables que parecen querer ahogarnos. Hoy voy a escribir sobre el libro Getting Things Done de David Allen que se centra en proponernos un método para ser lo más productivo posible, pero sin caer en el estrés y alcanzar el famoso estado de flow (cuando hacemos algo totalmente concentrados y perdemos la noción del tiempo).

Su método se divide en los siguientes pasos:

  1. Capturar todas las tareas y proyectos pendientes.
  2. Clarificar y clasificar las tareas por su accionabilidad y urgencia.
  3. Organizar las tareas en su correspondiente herramienta organizativa (calendario, to-do list…)
  4. Reflexionar y establecer una rutina de seguimiento que nos permita confiar en nuestro sistema.
  5. Decidir qué tareas hacer (ahora) a través de varios modelos para tomar decisiones.


Capturar

El primer objetivo que propone es ser capaces de liberar a la mente de la tarea de almacenar “recordatorios”, ya que aparte de ser bastante mala en ello, la sensación de “se me olvida algo” sólo nos genera estrés.

Este proceso tiene dos fases: la inicial y el mantenimiento. 

Durante la fase inicial, tenemos que ser capaces de extraer todas las tareas que tenemos pendientes (tanto personales como profesionales). La recomendación es que nos bloqueemos un día donde podamos realmente dedicarle tiempo al mismo sin interrupciones, en mi caso los domingos son el día ideal (ya que puedes estar en modo No molestar sin miedo).

Cuando hablo del “mantenimiento”, me refiero a establecer una rutina de captura de tareas, es decir, nada más recibamos una tarea, guardarla. No es necesario que esté perfecta (esto será parte del siguiente paso) pero sí que sepamos que está en un sitio del cual nos fiemos que lo vamos a revisar.

En mi caso, uso la Bandeja de Entrada de Todoist para añadir estas tareas de forma rápida.


Clarificar

Este apartado me ha parecido uno de los más simples y, a la vez, más interesantes del libro.

El autor plantea el siguiente algoritmo a la hora clasificar tareas:

  • ¿Es accionable (podemos hacer algo)?

Si la respuesta es no, tenemos tres opciones:

  1. Es basura. Hay que borrar y olvidarnos.
  2. Por ahora no, pero en un futuro quizás sí. Así que lo guardaremos en lista de Algún día. Para esto, suele venir bien crear un recordatorio para revisarlo.
  3. Es una referencia, es decir, contenido que nos puede valer en un futuro. Para este punto tengo tres listas: libros, artículos y vídeos por ver.

Si la respuesta es sí, necesitaremos determinar los siguientes puntos:

  • ¿A qué proyecto pertenece? Para poder clasificarlo en su lista.
  • ¿Cuál es la siguiente acción realizable? Esta pregunta es clave, ya que “programar reunión” no es una acción que podamos hacer, mientras que “crear un evento en Calendar y enviar un correo al equipo” sí lo son.

Una vez tenemos la acción realizable, deberemos ver si:

  1. La hacemos, el autor nos recomienda que hagamos directamente las acciones que nos requieran menos de dos minutos.
  2. La delegamos, si pensamos que no somos la mejor persona para hacerlo (y tenemos el poder de hacerlo). En estos casos, viene muy bien tener una lista de “Esperando a…” para hacer seguimiento de estas tareas (pensando que no siempre nos podemos fiar de que alguien responda a nuestro email/mensaje).
  3. La programamos, punto que entraría en el siguiente apartado.


Organizar

Una vez tenemos ya tenemos las tareas clasificadas, llega el momento de organizarlas. Durante el apartado anterior ya he adelantado cómo organizar las acciones que no requieren programarse, por lo que en este punto tocaré las que sí.

El autor propone diferentes listas aunque sólo voy a profundizar en las que más sentido he visto en mi forma de trabajar y cómo las he gestionado con Todoist.

Antes de empezar a introducir tareas en Todoist, habría que tener en cuenta que para las reuniones, eventos, llamadas cerradas a X hora… Habría que dejarlas en nuestro calendario, que será el mejor sitio para gestionarlas. Tengo pendiente escribir un artículo sobre cómo gestionar un calendario de forma ágil en equipo (¡espero que sea pronto!).

Una vez organizadas las tareas que van al calendario, procedemos a añadir el resto de tareas a sus respectivas tareas, en mi caso, las organizo por proyectos, tanto personales como profesionales.

A la hora de añadir estas tareas, es importante que contengan la siguiente información:

  • Fecha límite de ejecución (luego veremos cómo posteriormente reprogramaremos esta para que no sea la fecha límite sino cuando queremos hacerla).
  • Etiqueta para identificar el mejor momento para realizarla. Este ha sido una de las pequeñas mejoras que más sensación de mejorar aporta, especialmente cuando tenemos identificadas las tareas que podemos hacer en movimiento, cuando tenemos la mente cansada o cuando tenemos un hueco de tiempo antes de una reunión. Dejo captura de mis etiquetas en todoist (es una función premium, aunque con este link te dan 2 meses gratis):


Reflexionar

Esta fase consiste básicamente en una revisión semanal, para comprobar que todo está actualizado (y preparar nuestra semana). El autor hace especial énfasis ya que esta revisión nos permite aumentar (y mantener) nuestra confianza en nuestro sistema.

Propone 3 fases:

  1. Limpieza
  2. Actualización
  3. Creatividad

La fase de limpieza, consiste en revisar las tareas que tenemos en la Bandeja de Entrada que se nos quedarán pendientes y apuntar cualquier asunto que tengamos en la mente por revisar y no hayamos documentado todavía. Además añadiría que es un gran momento para limpiar nuestra zona de trabajo.

En la fase de actualización deberemos revisar:

  • Lista de tareas
  • Últimas semanas del calendario
  • Siguientes eventos del calendario
  • Lista Esperando a… 
  • Proyectos (¿hay nuevos?¿Cerramos alguno?)

Y por último nos propone la fase creativa:

  • Revisar la lista de Algún día por si vemos algo relevante para esta semana.

Esta revisión el autor la propone realizar nuestro último día de trabajo de la semana, una vez acabado ¿los viernes al acabar la jornada? En mi caso la estoy realizando los domingos porque, aunque no esté todo tan fresco como el viernes, tengo la mente más activa y con más ganas de poner orden.


Decidir

Finalmente el autor propone varios métodos a la hora de decir cómo priorizar las tareas que vamos a realizar. No voy a exponer todas las fórmulas que plantea, pero sí me gustaría compartir la que más me ha servido: el modelo de los 4 criterios.

El modelo consiste básicamente en tener en cuenta: 

  • El contexto: ¿dónde estás? No podremos (o no será tan óptimo) realizar ciertas tareas dependiendo de donde estemos. Cuando estamos andando o en el coche puede ser un buen momento para una llamada, pero no para revisar un documento. Utilizo la siguiente etiqueta para marcar estas tareas:
¿Cómo ser más productivo sin estresarse? Etiqueta nómada
  • Tiempo disponible: ¿da tiempo a acabar la tarea? Si la respuesta es no, mejor no hacerla. Lo ideal es aprovechar todos los ratos muertos en nuestro día a día, por ejemplo los minutos previos a una reunión, ¿qué hacer si tenemos 5 minutos libres?
¿Cómo ser más productivo sin estresarse? etiqueta 5 minutos
  • Energía disponible: hay que ser conscientes de nuestras limitaciones y de cómo nos encontramos. Yo soy consciente de que por las mañanas tengo más energía, por lo que intento concentrar ahí las tareas más “pesadas” y dejar para la tarde reuniones y tareas sencillas.
¿Cómo ser más productivo sin estresarse? Etiqueta sin cerebro
  • Prioridad: La más evidente, si para mañana tengo que entregar algo, hay que priorizarlo. No tengo una etiqueta específica para esto, aunque lo que hago es poner estas tareas en la parte superior de mis lista de tareas.

¿Cuándo debemos priorizar las tareas? Por lo que he podido experimentar en la práctica, lo idóneo es definir nuestra semana en la revisión semanal y, diariamente por la mañana, revisar la lista de cada día por si debemos de hacer ajustes.



En definitiva, recomiendo especialmente la lectura del libro si queremos poner orden y estructura a nuestro día a día. Además, puedo decir que me ha ayudado a reducir mi ansiedad en momentos de mucho trabajo, ya que el método ayuda a ver con más perspectiva (¡y ayuda a que parezca alcanzable!) el trabajo pendiente.


Este análisis de libro es parte de mi reto de 24 libros en un año, con el que pretendo reforzar mi rutina de lectura, leer libros de temáticas nuevas y desarrollar mi habilidad como escritor.

Por último, quería plantearte unas preguntas que me ayudarán a mejorar la calidad y contenido de este reto 🙂

¿Qué te ha parecido la temática del libro? 

¿Te ha gustado la estructura de resumen con comentarios de mi aplicación personal? 

¿Algo que eches en falta? ¿Alguna recomendación?

1 Comment

  • Marta dice:

    Muchas gracias por compartir. A destacar el apartado de las etiquetas me parece una forma muy sencilla para saber que hacer en cada momento y aprovechar los tiempos muertos entre actividades. #quehacerenmenosde5mis

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