¿Cómo trabajar de forma ágil en equipo e individualmente?

¿Cómo trabajar de forma ágil en equipo e individualmente?

Solemos hablar de productividad en primera persona, ¿cómo puedo yo ser más productivo? Esta preguntaría sería suficiente si trabajáramos de forma aislada, pero trabajando en equipo, esta cuestión adquiere una doble dimensión: ¿cómo trabajar de forma ágil en equipo e individualmente?

El objetivo de este artículo es transmitir cómo establecer una metodología de trabajo que permita trabajar de forma colaborativa a la vez que te permite tener control de tu agenda diaria y semanal.

Para alcanzar esta metodología me voy a basar en 3 herramientas: Trello, Todoist y Google Calendar. No me voy a centrar en las características específicas de cada una de ellas, así que probablemente los conceptos claves sean fácilmente traspasables a herramientas similares.


Trello: Gestión de proyectos en equipo

El punto de partida va a ser Trello, una herramienta que nos permite tener un tablero kanban compartido con el equipo.

Tablero Trello¿Cómo trabajar de forma ágil en equipo e individualmente?

Este tipo de tableros se componen básicamente de tarjetas, que representan tareas, y listas, que nos indican el estado o progreso de cada tarjeta.

Dentro de estas tarjetas es donde surge la magia, ya que son un espacio individualizado para detallar y desarrollar los diferentes aspectos de una tarea.

Tarjeta Trello ¿Cómo trabajar de forma ágil en equipo e individualmente?

Una tarjeta tiene los siguientes componentes clave:

  • Título: Su objetivo es que haga que la tarea sea fácilmente reconocible.
  • Descripción: Uno de los elementos claves de las tarjetas. Nuestro objetivo debe ser describir con claridad el porqué de la tarjeta, qué valor aporta y qué debe contener para considerarse por hecha. En BeForGet solemos  describirlo en forma de Contexto, Valor y Contenido.
  • Listas de tareas (checklist): Nos permiten desarrollar la tarea en subtareas y asignarlas a la persona responsable desarrollar cada una de esas subtareas.
  • Miembros: Permite asignar uno o varios responsables a la tarjeta. Mi recomendación es que sólo una persona esté marcada como responsable, para evitar que se diluya la responsabilidad. Esto no significa que esa persona sea la ejecutora de todo (por eso tenemos las subtareas en el checklist) sino que debe ser la responsable de que se cumpla en el plazo marcado en el vencimiento.
  • Comentarios: Es un chat que te permite tener una conversación dentro de cada tarea. Es extremadamente útil, ya que evita perder comentarios y facilita la revisión futura de la tarjeta.
  • Adjuntos: Permite subir archivos, o conectar archivos de Google Drive o similares. Esta función nos permite tener acceso rápido a todos los archivos claves de la tarjeta en un único lugar.
  • Etiquetas: Esta función básicamente nos permite clasificar cada tarea. Esto es especialmente si trabajamos varios proyectos a la vez, o compartimos tablero con diferentes departamentos. 


Una vez analizado las diferentes características de una tarjeta, vamos a pasar a ver cómo sería la gestión del tablero en el equipo. La metodología que voy a presentar es una simplificación de SCRUM, que no pretende ser metodológicamente perfecta pero sí simple. 

La primera diferencia más visible es que definimos los ciclos de trabajo en etapas y no en sprints.  Esto es básicamente a nivel de léxico, ya que una etapa en escalada o ciclismo, representa una parte de un objetivo más grande; mientras que un sprint suele ser una carrera corta aislada.

De forma sintetizada, dentro de esta metodología encontraremos 3 momentos claves:

1. Apertura de Etapa: Empieza con una reunión de apertura de etapa donde se definen los objetivos a alcanzar durante la etapa. Lo idóneo es que las tareas que representan esos objetivos estén preparadas antes de la propia reunión. En el tablero se representa la apertura con el paso de las tareas de la lista de Product Backlog (pila de tarjetas pendientes establecer plazo de ejecución) a la de Stage Backlog o To-Do (tareas a realizar en esta etapa).

Product Backlog y Stage Backlog ¿Cómo trabajar de forma ágil en equipo e individualmente?

2. Trabajo en la Etapa: Durante la etapa, se van trabajando las diferentes tarjetas y completando sus respectivas checklist. Una vez comenzamos a trabajar una tarjeta, la pasamos a la lista Doing y, cuando la finalicemos (según la descripción de la propia tarjeta), la pasaremos a Done

Trabajo en etapa ¿Cómo trabajar de forma ágil en equipo e individualmente?

3. Cierre de Etapa: Cada etapa se cierra con una reunión en la que se revisan si se han alcanzado los objetivos establecidos para la etapa.

En resumen, así utilizamos Trello (o un tablero kanban) para organizar proyectos en equipo. Aunque algunas veces es suficiente para organizarnos personalmente, la experiencia trabajando con él nos indica que luego necesitamos un soporte/herramienta para organizar nuestras tareas individuales en el día a día. Aquí es donde entra Todoist.


Todoist: Cuando el objetivo es no necesitar memoria

Todoist es la versión online y vitaminada de tu libreta/hoja/post-it de tareas. Cuando hablo de vitaminada, me refiero a las siguientes características claves:

  • Permite organizar las tareas por proyectos y subproyectos
  • Permite filtrar las tareas a través de etiquetas. Yo las utilizo para clasificar las tareas según el nivel de tiempo o capacidad mental requieran. Para profundizar en esto, puedes consultar el artículo que escribí sobre el libro de Getting Things Done.
  • Permite asignarle una fecha a cada tarea. Esta fecha recomiendo que sea la que nos proponemos realizar la tarea, y no la fecha límite como en Trello. Esta funcionalidad nos permite tener la principal vista que utilizaremos a diario: “Hoy”. En esta vista nos hace resumen de todas las tareas que hemos asignado para el día de hoy, sin tener que navegar en cada uno de los proyectos.
  • Permite asignarle un nivel de prioridad a cada tarea, lo cual hace que se ordenen de forma automática.
  • Finalmente, al ser una herramienta en la nube, se sincroniza en todos nuestros dispositivos (¡y no se nos puede perder!).

La metodología de trabajo entre Trello y Todoist sería que cada vez que recibimos cualquier nueva tarea (ya sea en trello o fuera del mismo) la escribamos dentro de todoist. Y cuando digo cualquiera es cualquiera. Nuestro objetivo es no retener ni una tarea en la memoria de nuestro cerebro (ya que es ineficiente e ineficaz).

Si se nos da el caso que no tenemos tiempo para desarrollar los detalle de la tarea, todoist nos ofrece la bandeja de entrada, que será nuestra pila de tareas pendientes de diseñar. 

Para que esto funcione de forma correcta, me funciona muy bien tener 5-10 minutos diarios de revisión (antes de la reunión de inicio de día con el equipo) de la bandeja de entrada y tareas asignadas para hoy. Después de la reunión con el equipo puede alterarse, pero no es habitual.

Adicionalmente a esta revisión diaria, dedico en la tarde de los domingos unos 30-40 minutos en revisar mi semana en todoist y los tableros de trello, para asegurarme de que están alineados y no se me ha escapado nada. Durante esta revisión, también chequeo el Calendario, sobre el que voy a hablar ahora.


Calendar: Donde lo personal y profesional se tocan

Si la magia de Todoist era volcar ahí todas nuestras tareas, la magia de Calendar consiste en volcar ahí todos nuestros eventos. Desde una cita médica a una reunión de trabajo. ¿Por qué es importante? Porque hasta que no estamos seguros de que volcamos TODOS los eventos en el mismo, no confiamos en él.

Cuando empezamos a hacer esto, nos damos cuenta de que hacerlo todo en un mismo calendario es ineficiente (si compartes eventos con otras personas, no tiene sentido que cada uno genere el evento por separado) y caótico. La clave está en tener calendarios específicos para cada proyecto, equipo, actividad…

La combinación que mejor me ha funcionado tanto a mí personalmente y como miembro de BeForGet es la siguiente:

  • Calendario JP: Todo lo personal va aquí.
  • Calendario BeForGet ZERO: Calendario que contiene los eventos que afectan a todo el equipo de BeForGet.
  • Calendarios de proyectos: Estos calendarios contienen tanto eventos concretos (una mentoría) como la planificación del proyecto (las fases del mismo en semanas). Su objetivo es aportarnos una visión global de proyecto de forma rápida.
  • Calendario BeForGet JP: Este es el calendario de todos los eventos profesionales. Aquí están desde eventos individuales a copias de eventos de los calendarios de proyectos. 


El último punto que comento es clave, si tuviera todos los calendarios de proyectos abiertos a la vez, habría muchísimo ruido. Esto me obliga a tener que ocultar los calendarios de proyectos, pero estos contienen eventos a los que tengo que asistir. Por ello, los eventos a los que tengo que asistir, son copiados en mi calendario BeForGet JP.

Esto me permite tener dos momentos diferenciados de uso de calendario:

  1. Uso rutinario: Sólo veo mi calendario personal, el de BeForGet ZERO y el de BeForGet JP. Sólo con estos calendarios debo ver todos los eventos de mi día.
  2. Revisión de proyecto: Si necesito ver cómo van a ser las siguientes semanas de un proyecto, puedo ver únicamente su calendario, para tener una visión clara del mismo.

La clave está en crear sistemas en los que confiemos y revisemos de forma habitual, lo que nos permitirá ser más libres, productivos y felices 🙂



En definitiva, espero que este artículo te ayude a ser más productivo y trabajar de forma ágil tanto en equipo como individualmente

Por último, quería plantearte unas preguntas que me ayudarán a mejorar la calidad y contenido de este Diario de Aprendizajes 🙂

¿Te ha gustado la estructura del artículo?

¿Te parece aplicable a tu día a día?

¿Algo que eches en falta? ¿Alguna recomendación?

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